印發(fā)《廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法》的通知廣州市人民政府辦公廳文件穗府辦[2005]15號印發(fā)《廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法》的通知各區(qū)、縣級市人民政府，市政府各部門、各直屬機構(gòu)：    現(xiàn)將《廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。    附件：1．廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位注冊申請表(機關(guān)、事業(yè)單位用)          2．廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位注冊申請表(企業(yè)、其他單位用)          3．廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位名稱變更申請表          4．廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位注銷登記表          5．電子印章制作申請表廣州市人民政府辦公廳二○○五年三月二十二日廣州市政府電子公文與信息交換暫行辦法第一章  總    則    第一條  廣州市政府電子公文與信息交換系統(tǒng)(以下簡稱交換系統(tǒng))，是運行在廣州市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上，供廣州市政府、市政府各職能部門和區(qū)、縣級市政府及其他經(jīng)批準參加交換的單位進行電子公文與信息交換的計算機應(yīng)用平臺。為使電子公文與信息交換做到安全、保密、準確、及時，根據(jù)《印發(fā)廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定的通知》(穗府辦[2004]10號)，制定本辦法。    第二條  本辦法適用于廣州市政府、市政府各職能部門和區(qū)和縣級市政府及其他經(jīng)批準參加交換的單位(以下簡稱使用單位)，和各使用單位的電子公文與信息交換系統(tǒng)使用人員(以下簡稱使用人員)。第二章  交換內(nèi)容    第三條  在交換系統(tǒng)中交換的內(nèi)容為使用單位的電子公文與信息等。    第四條  下列文件、信息暫不在交換系統(tǒng)中進行交換：    (一)密級(秘密以上)文件；    (二)急件，特急件；    (三)私人信件等與工作無關(guān)的電子文件和信息。第三章  管理機構(gòu)    第五條  市府辦公廳負責(zé)指導(dǎo)、檢查和督促各使用單位的電子公文和信息交換工作。    第六條  市府辦公廳政務(wù)信息中心負責(zé)電子公文與信息交換管理和維護的具體工作。其職責(zé)如下：    (一)受理交換系統(tǒng)中單位注冊、名稱變更、撤銷等相關(guān)申請，辦理相應(yīng)審批手續(xù)；    (二)制定電子公文與信息交換的具體工作規(guī)范及制度；    (三)征詢各使用單位的意見和建議，研究、協(xié)調(diào)解決各使用單位在電子公文與信息交換中出現(xiàn)的問題，并提出處理意見；    (四)組織各使用單位系統(tǒng)管理員和用戶進行系統(tǒng)使用知識的培訓(xùn)等工作；    (五)組織和提供電子公文與信息交換的軟件和必要的技術(shù)支持；    (六)負責(zé)交換系統(tǒng)的運行、維護和日常管理工作。    第七條  各使用單位相互之間在電子公文與信息交換過程中出現(xiàn)的問題，由相關(guān)單位自行協(xié)商解決，協(xié)商后仍不能解決的，可轉(zhuǎn)交市府辦公廳協(xié)調(diào)解決。第四章  使用單位    第八條  凡需要使用交換系統(tǒng)的單位，應(yīng)向市府辦公廳提出書面申請(政務(wù)信息中心承辦)。機關(guān)、事業(yè)單位需提交單位成立的編辦批文；企業(yè)及其他單位需經(jīng)上級土管單位簽署意見。經(jīng)審核批準后方可辦理注冊手續(xù)并取得其系統(tǒng)管理員帳號和密碼。    第九條  因以下情況而需要在交換系統(tǒng)中變更使用單位有關(guān)資料的，應(yīng)向市府辦公廳提出書面申請，并辦理相關(guān)手續(xù)：    (一)使用單位名稱變更的，在交換系統(tǒng)中應(yīng)辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來函確定新使用單位的系統(tǒng)管理員及用戶名單；    (二)使用單位被撤銷的，在交換系統(tǒng)中應(yīng)辦理注銷手續(xù)。即在交換系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位電子印章和用戶，并將交換系統(tǒng)中的相關(guān)文件按被撤銷單位提出的處理辦法進行處理；    (三)使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個使用單位的名稱，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在交換系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二款辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱，則按本辦法第八條辦理注冊手續(xù)，合并前在交換系統(tǒng)中所使用的相關(guān)單位名稱按本條第二款辦理注銷手續(xù)。    第十條  各使用單位應(yīng)按照交換系統(tǒng)統(tǒng)一配置的要求，結(jié)合本單位實際情況，保證提供交換工作所需的設(shè)備和工作環(huán)境。第五章  使用人員    第十一條  交換系統(tǒng)使用人員必須是政治可靠，保密觀念、責(zé)任心和組織紀律性強的在編干部。    第十二條  各使用單位的系統(tǒng)管理員是負責(zé)開設(shè)本單位用戶帳號和維護交換系統(tǒng)配套工具的使用人員，由具有較高計算機知識水平和操作能力的在編干部擔(dān)任。    第十三條  交換系統(tǒng)中各使用單位的系統(tǒng)管理員負責(zé)按規(guī)范開設(shè)用戶帳號和設(shè)定初始密碼，并根據(jù)使用人員的工作職責(zé)合理分配角色和權(quán)限，報市府辦公廳備案。    第十四條  交換系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守交換系統(tǒng)運行中相關(guān)的規(guī)章制度，按照自己的權(quán)限，認真完成本人在交換系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作。    第十五條  交換系統(tǒng)中的使用人員帳號應(yīng)保證一人一號，密碼由本人保管。用戶取得帳號和初始密碼后應(yīng)立即修改密碼，若忘記密碼應(yīng)向本單位系統(tǒng)管理員提出申請，恢復(fù)初始密碼。    第十六條  為使用系統(tǒng)的短信通知功能，用戶應(yīng)在本人帳號的個人資料上登記自己的手機號碼，供接收交換系統(tǒng)的短信提醒之用。如手機換號應(yīng)及時更換資料。    第十七條  未經(jīng)本單位負責(zé)人同意，無關(guān)人員不得使用交換系統(tǒng)用戶的帳號和密碼登錄交換系統(tǒng)。第六章  電子印章的使用和管理    第十八條  電子印章包括蓋章用的簽名印章和用于打印的驗證印章。簽名印章作為電子印章的主體，蓋章后的電子公文具有法律效力；驗證印章是電子印章的重要組成部分，供打印時驗證電子公文中簽名印章的有效性。通過驗證并按規(guī)定方式打印而成的紙制公文具有法律效力。    第十九條  電子印章的制作式樣和標(biāo)準，按國務(wù)院《關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》(國發(fā)(1999)25號)執(zhí)行。    第二十條  交換系統(tǒng)中各使用單位電子印章的制作、變更或銷毀統(tǒng)一由市府辦公廳負責(zé)，市府辦公廳政務(wù)信息中心負責(zé)具體工作。     第二十一條  各使用單位需要制作、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經(jīng)本單位負責(zé)人同意并簽字后，送市府辦公廳秘書處辦理報批審核手續(xù)。經(jīng)市府辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準同意后方可辦理。    第二十二條  電子印章的制作、變更或銷毀需在電子印章服務(wù)器上安裝加密器件，該加密器件由市府辦公廳秘書處保密室負責(zé)管理。    第二十三條  制作、變更或銷毀電子印章時，市府辦公廳秘書處保密室、市府辦公廳政務(wù)信息中心和公章所屬單位相關(guān)人員必須同時在場。    第二十四條  各使用單位的簽名印章應(yīng)等同于實物印章管理，必須由負責(zé)保密工作的處室指定專人保管和使用。簽名印章的載體和密碼可由兩人或兩人以上分別保管。    第二十五條  電子印章由于損壞、遺失等原因造成不能使用需要換領(lǐng)或補發(fā)時，用章單位須出具書面證明，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。若屬損壞，則需要將舊電子印章交市府辦公廳保密室銷毀。因單位名稱變更、撤銷、合并等原因而需要在交換系統(tǒng)中變更資料的，必須將舊電子印章交回市府辦公廳保密室處理，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。    第二十六條  各使用單位應(yīng)按照國務(wù)院國發(fā)[1999)25號文件規(guī)定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。第七章  電子公文的發(fā)送    第二十七條  在交換系統(tǒng)中交換的電子公文，其文種、格式、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負責(zé)。所交換的電子公文正文必須是不可更改的CEB格式。    第二十八條  公文若帶有不方便進行電子化處理的附件(如：書籍、圖紙等)，暫按紙質(zhì)公文交換的方式進行交換。同時，將公文正文以電子公文形式進行交換。    第二十九條  電子公文的發(fā)送由電子公文制作、電子公文蓋章、電子公文發(fā)送三個必要環(huán)節(jié)組成，可由一個或多個工作人員負責(zé)。    第三十條  各使用單位每日(節(jié)假日除外)下午3時前發(fā)送的電子公文視為當(dāng)日交換公文。若有特殊情況，收文單位需要發(fā)文單位在上述時間以外發(fā)送當(dāng)日電子公文，收文單位應(yīng)事先通知發(fā)文單位，明確發(fā)送時間。     第三十一條  在發(fā)送電子公文時，必須選擇公文的主送、抄送單位，并設(shè)置允許接收單位打印的份數(shù)。    第三十二條  在交換系統(tǒng)中完成發(fā)送電子公文操作的時間為電子公文的發(fā)送時間。第八章  電子公文的接收    第三十三條  各使用單位應(yīng)按時接收電子公文。每日(節(jié)假日除外)下午3時以前接收的電子公文視為收文單位當(dāng)日收文。    若有特殊情況，發(fā)文單位需要收文單位在上述時間以外接收當(dāng)日電子公文，發(fā)文單位應(yīng)事先通知接收單位，明確接收時間。    第三十四條  接收電子公文時，必須認真核對，確認無誤后方可進行打印和脫密下載操作，否則應(yīng)予以退回。    第三十五條  電子公文打印必須由持有驗證公章的交換人員進行，并按常規(guī)收文進行登記。    第三十六條  脫密下載后的電子公文相當(dāng)于紙質(zhì)公文復(fù)印件，參照紙質(zhì)公文的管理辦法處理。    第三十七條  首次進行電子公文打印或脫密下載，及通過交換系統(tǒng)接口從交換系統(tǒng)中讀取電子公文進入收文單位辦公系統(tǒng)的時間為電子公文的接收時間。    第三十八條  電子公文接收失敗時(包括打印、脫密下載和通過系統(tǒng)接口直接讀取)，收文單位應(yīng)及時向發(fā)文單位提出申請，說明原因，請求重發(fā)或追加打印份數(shù)。第九章  信息交換    第三十九條  交換系統(tǒng)中的信息主要包括工作動態(tài)、請求辦理的事項、專題、向市府辦公廳報送的政務(wù)信息、刊物等。    第四十條  交換的信息內(nèi)容遵循“誰交換，誰負責(zé)”的原則，要求內(nèi)容準確、翔實、時效性強。    第四十一條  各使用單位應(yīng)在每年二月底前或根據(jù)工作實際情況安排時間，將上年的工作總結(jié)和本年的工作計劃分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動態(tài)欄目中發(fā)布；每月十日前或根據(jù)工作實際情況安排時間，將上月的工作完成情況和本月的工作安排分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動態(tài)欄目中發(fā)布。    第四十二條  請求辦理事項的請求方是交換系統(tǒng)中具有相關(guān)權(quán)限的用戶。請求方在發(fā)送請求前，必須將要求對方辦理的事項內(nèi)容填寫清楚。如有時限要求，應(yīng)設(shè)定辦理時限。辦理方收到辦理事項請求后，應(yīng)在辦理期限內(nèi)及時辦理，并作出相應(yīng)的回復(fù)，若不能按時完成，應(yīng)及時向請求方說明原因。    第四十三條  專題報告主要是用于各使用單位向上級領(lǐng)導(dǎo)報送專題信息。專題信息的報送時間、內(nèi)容和范圍由報送單位自行確定。    第四十四條  各使用單位在交換系統(tǒng)中向市府辦公廳報送政務(wù)信息的辦法，參照《印發(fā)（廣州市人民政府政務(wù)信息工作管理規(guī)定)》(穗府[2003]2號)執(zhí)行。聯(lián)合報送的信息，主報單位發(fā)送前要注明聯(lián)合報送單位的名稱和作者。報送的信息如屬于修改稿或約稿的，報送單位應(yīng)在標(biāo)題欄中特別注明。    第四十五條  各使用單位應(yīng)在交換系統(tǒng)中編輯和發(fā)布本單位所出版的刊物，逐步減少紙質(zhì)刊物的出版發(fā)行?？锏陌l(fā)行范圍可通過交換系統(tǒng)中設(shè)置讀者范圍，由刊物出版發(fā)行單位自行設(shè)定。    第十章  應(yīng)急處理    第四十六條  當(dāng)交換系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文與信息無法在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)進行正常交換時，應(yīng)及時通知市府辦公廳(政務(wù)信息中心承辦)。由市府辦公廳盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障，并在24小時內(nèi)作出響應(yīng)。    第四十七條  若24小時內(nèi)仍未排除故障，造成交換系統(tǒng)不能正常運行時，由市府辦公廳提出解決辦法，并以紙質(zhì)書面的方式通知各使用單位，保障公文與信息交換工作的正常進行。第十一章  附    則    第四十八條  本辦法由市府辦公廳制定并解釋。    第四十九條  本辦法自二OO五年四月二十二日起施行。附件1廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位注冊申請表(機關(guān)、事業(yè)單位用)單位全稱 單位簡稱 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 注冊申請單位意見                                             (單位蓋章)  單位負責(zé)人簽名；      日期：     年     月     日審批單位意見                                            (單位蓋章) 單位負責(zé)人簽名：      日期：     年     月     日　　說明：1、注冊申請單位填寫除“審批單位意見”外的所有項；　　　　　2、“單位全稱”直接作為在交換系統(tǒng)中的注冊單位名；　　　　　3、辦理注冊申請需附上該單位成立的市編委辦批文；　　　　　4、使用單位注冊申請應(yīng)同時填寫《電子印章制作申請表》，辦理電子印章制作申請手續(xù)；　　　　　5、注冊審批手續(xù)完成后，3個工作日內(nèi)將單位管理員帳號及初始密碼回復(fù)申請單位 附件2廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位注冊申請表(企業(yè)、其他單位用)編號NO：單位全稱 單位簡稱 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 申請單位意見                                       (單位蓋章)  單位負責(zé)人簽名：    日期：     年     月     日主管單位意見                                       (單位蓋章) 單位負責(zé)人簽名：    日期：     年     月     日審批單位意見                                        (單位蓋章)  單位負責(zé)人簽名：    日期：     年     月     日　　說明：1、注冊申請單位填寫除“審批單位意見”，“主管單位意見”外的所有項；　　　　　2、“單位全稱”直接作為在交換系統(tǒng)中的注冊單位名；　　　　　3、使用單位注冊申請應(yīng)同時填寫《電子印章制作申請表》，辦理電子印章制作申請手續(xù)；　　　　　4、注冊審批手續(xù)完成后，3個工作日內(nèi)將單位管理員帳號及初始密碼回復(fù)申請單位。 附件3廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位名稱變更申請表編號NO：更名后單位全稱 更名后單位簡稱 更名前單位全稱 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 更名申請單位意見                                          (單位蓋章)    單位負責(zé)人簽名：    日期：     年     月     日    審   批   單   位   意   見                                       (單位蓋章)    單位負責(zé)人簽名：    日期：     年     月     日　　說明：1、更名申請單位填寫除“審批單位意見”外的所有項；　　　　　2、“更名后單位全稱”作為在交換系統(tǒng)中更名后的注冊單位名；　　　　　3、使用單位更名申請應(yīng)同時填寫《電子印章制作申請表》，辦理電子印章制作申請手續(xù)；　　　　　4、使用單位更名后，單位管理員帳號不變。 附件4廣州市電子公文與信息交換系統(tǒng)使用單位注銷登記表編號NO：注銷單位名稱 注銷后文件移交單位名稱 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 注銷原因及申請單位意見                                              (單位蓋章)  單位負責(zé)人簽名：     日期：     年     月     日審批單位意見       (單位蓋章)  單位負責(zé)人簽名：     日期：     年     月     日　　說明：1、注銷申請單位填寫除“審批單位意見”外的所有項；　　　　　2、“注銷單位名稱”是指需在交換系統(tǒng)中注銷的單位名；　　　　　3、“注銷后文件移交單位名稱”是指在交換系統(tǒng)中將接收被注銷單位文件的單位名，該單位必須是交換系統(tǒng)的使用單位；　　　　　4、使用單位注銷申請應(yīng)同時交回電子印章u盤進行電子印章注銷。附件5電子印章制作申請表編號NO：用 章 單 位 填 寫用章單位 申請日期 實物公章信息    實物公章印模電子印章名稱  簽名印章(蓋章用)保管人姓名：電話：驗證印章(打印用)保管人姓名：電話：用章單位意見                                       (單位蓋章)               簽  名：      日期：     年     月     日制章單位填寫主管部門意見                 簽  名：      日期：      年    月     日主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見                 簽  名：      日期：      年    月     日制章電子印章名稱 尺寸    cn×cm日期年  月  日制章人員 保密人員 領(lǐng)章日期年  月  日發(fā)章人員 領(lǐng)章人員 　　說明：1、用聿單位填寫的“電子印章名稱”用于蓋章時選擇印章；　　　　　2、電子印章尺寸與實物印章一致；　　　　　3、“制章”欄由制章人員和保密人員在制作電子印章時填寫“領(lǐng)章”欄由發(fā)章人員和領(lǐng)章人員在領(lǐng)用電子印章時填寫； 主題詞：文秘工作  電子  公文  信息  通知